روزانه احتمال دارد در هنگام کار با رایانه نیازمند ویرایش فایلهای مختلفی در نرم افزارهایی نظیر Word و Excel باشید. بدین منظور آیا هر بار به جستجوی فایلهای مورد نظر بر روی هارد پرداخته و سپس آنها را باز میکنید؟ اینکار ممکن است تا حدودی مناسب باشد اما برای فایل‌های پرکاربرد که زیاد با آنها سر و کار دارید راه چندان خوبی نیست. در آفیس ۲۰۰۷ فکر مناسبی برای فایلهای پرکاربرد شما شده است ؛ به شکلیکه میتوانید فایل‌هایی که زیاد با آنها کار دارید را همواره در نزدیکی خود احساس کنید. در این ترفند به معرفی این قابلیت جالب آفیس ۲۰۰۷ در نرم افزارهای Excel ، Word و PowerPoint میپردازیم.

برای اینکار یکی از نرم افزارهای Excel ، Word و یا PowerPoint موجود در Office 2007 را اجرا نمایید.حال بر روی دکمه Office کلیک کنید (منظور دکمه با نشان Office در گوشه بالا سمت چپ نرم افزار است).
پس از اینکار خواهید دید که قسمتی به نام Recent Documents پدیدار خواهد شد.حتمأ با این قسمت که در نسخه‌های قبلی آفیس نیز وجود داشت آشنا هستید.در این لیست ، شما میتوانید آخرین فایل های باز شده توسط برنامه را ببینید.طبعأ این لیست فایلهای پرکاربرد شما را نشان نمیدهد و تنها جهت مشاهده آخرین فایل های باز شده استفاده میشود.
اکنون اگر با دقت به این لیست بنگریم در کنار هر یک علامت یک سنجاق قابل مشاهده است.حال فرض کنید یکی از فایلهای پرکاربرد شما در این لیست وجود دارد. کافی است بر روی علامت سنجاق در کنار آن کلیک کنید تا فعال شده و به به رنگ سبز تغییر پیدا کند.با اینکاری که صورت دادید دیگر فایل انتخاب شده شما توسط سنجاق ، برای همیشه در این لیست حضور دارد و با باز نمودن فایل‌های جدید دیگر در برنامه نیز از لیست خارج نمیشود. در نتیجه میتوانید به سادگی فایل مورد نظر خود را هر بار تنها با کلیک بر روی دکمه آفیس پیدا کرده و باز کنید.شما میتوانید فایلهای پرکاربرد خود را یکبار در نرم افزار باز کنید و پس از پدیدار شدن در لیست Recent Documents با کلیک بر روی سنجاق آن را برای همیشه در لیست حفظ کنید.طبعأ با کلیک مجدد بر روی سنجاق و غیرفعال کردن آن ، امکان نگه داشتن فایل در لیست نیز از بین میرود.
همچنین جهت بهبود کارکرد این قسمت میتوانید تعداد فایل های نمایش داده شده در لیست Recent Documents را بیشتر کنید.
 
بدین منظور بر روی دکمه Office کلیک کنید.سپس Word Options (یا Excel Options یا PowerPoint Options) را انتخاب کنید.در پنجره جدید از منوی کناری Advanced را بزگزینید.حال اسکرول را پایین آورده تا گزینه Show this number of Recent Documents را بیابید. اکنون میتوانید هر مقدار دلخواهی که مورد نظرتان است تا در لیست Recent Documents نمایش داده شود را در این قسمت وارد کنید.در پایان دکمه OK را بزنید تا تغییرات حاصل گردد.